Akhirnya kegalauan itu berakhir.

Walau bilangnya santai dan pasrah, tapi saya bisa lihat kok hati suami yang gundah dan butuh belaian penyejuk hati setiap berakhirnya hari tanpa email konfirmasi visa. Pasalnya, tuition fee sebesar 3,150 GBP sudah lunas, kelasnya juga dimulai tiga hari lalu, tidak bisa refund ataupun reschedule ke program summer school tahun depan. Mana dibayarin perusahaan, atuuh ngeness ga enak amat kalau ga jadi.

Alhamdulillah selasa kemarin, sekitar jam 8 malam masuklah email yang dinanti, sayangnya hanya ada informasi bahwa paspor bisa diambil tanpa menyebutkan visanya granted atau tidak. Walau hati optimis manis kalau visa granted tetap maintain expectation dong yah, sambil siapin plan A dan plan B kalau harus berangkat besok malamnya.

Nah, seperti biasa, tulisan ini dibuat supaya para pejuang berikutnya bisa lebih efisien pas mengajukan Visa UK untuk Short-Term Study. Apalagi kemarin kami kesulitan mencari referensi online tentang Visa jenis ini. Untuk visa standar sih sudah buanyak blog yang lengkap..kap..kap, bahkan sampai jelas langkah demi langkah pengisian aplikasi yang ngisinya lumayan menyita waktu. Saya yang juga mengajukan Visa UK – Visit sangat terbantu dengan para peri blogger ini Mba Sinta Michiko yang super rinci jelasin pengajuan Student Visa, sama Mba Nany Yulia yang berbagi pengalamannya ketika visa ditolak (bacanya ikut kerasa perih, untung berakhir dengan bahagia), beserta tips dan trick juga loh supaya menghindari kesalahan yang sama. Terima kasih yaah 🙂

Kenapa Short-Term Study Visa?

Juli 2018, suami saya mengajukan Visa Short-Term Study dengan layanan Prioritas dan Premium Lounge (demi jasa kilat karena sudah mepet dengan waktu mulai kursus), ternyata Visa keluar sebelas hari kemudian. Untungnya VFS sebagai penyedia jasa cukup adil, service fee (Rp 4.028.000) untuk jasa Prioritas yang menjamin pengurusan visa hanya lima hari pun dikembalikan lagi via transfer (paling cepat 14 hari setelah mengisi formulir permintaan refund). Total pembuatan Visa Short-Term Study kali ini adalah Rp 1.935.000 + Rp 1.000.000 = Rp 2,9 juta. Biaya yang terakhir itu plus jasa Premium Lounge, yang terpaksa dipilih supaya bisa janjian langsung besok pagi-nya. Kalau ga mepet sih mending pakai jasa non lounge saja toh cuma beda satu atau dua hari.

Dari sejak pemilihan visa saja sebenarnya sudah galau, pilih Short Study Visa atau cukup Visit Visa ya? Nah, karena di Visit Visa tertulis bahwa bisa digunakan untuk keperluan belajar ASALKAN bukan menjadi tujuan utama datang ke UK, maka kami merasa lebih aman, tenang kalau mengajukan Short-Term Study Visa. Ya kan ke London itu utamanya buat belajar, alhamdulillah kalau bisa wisata setelah kelas bubar atau pas weekend-nya itu mah bonus.

Maka suami apply lah untuk Short-Term Study Visa, tapi ternyata setelah lima hari pengajuan masih belum ada kabar. Hati mulai ketar-ketir dan kontak ke LSE (sebagai penyelenggara) ternyata untuk short course yang dipilih suami saya ( kelas berlangsung selama 20 hari, termasuk akhir pekan) masih memungkinkan dengan menggunakan Visit Visa. Tentu proses Visit Visa lebih mudah karena ga perlu lampirin Ijazah, Surat rekomendasi penyelenggara short course, dan dokumen akademik lainnya.

Long story short, you should apply for Short-Term Study Visa if :

1. Waktu belajar lebih dari 30 hari, kurang dari enam bulan (kurang dari itu bisa pakai Visit Visa). Kalau maksa pakai Visit Visa padahal lebih dari 30 hari, mesti keluar UK dulu baru balik lagi (dua kali entry).
2. Lunas tuition fee, supaya nanti ada surat rekomendasi dari pihak penyelenggara kursus untuk pengajuan Visa. Tanya juga ke penyelenggaranya gimana ketentuan kalau ternyata visa ga granted (amit-amit), apakah dapat refund atau ada solusi lain.
3. Baca secara rinci ketentuan dan panduan di laman tentang kursus, dan universitasnya. Tanya dulu sama penyelenggaranya untuk kursus yang diminati itu harus menggunakan Visa jenis apa.

Untuk point 2, suami saya mengajukan visa berbekal email konfirmasi dari penyelenggaranya (tapi belum menyelesaikan pembayaran). Pertimbangannya, supaya proses visa dan pembayaran bisa paralel karena transfer tuition fee yang dilakukan perusahaan butuh waktu beberapa hari sampai diterima dan dikirimkan surat pengantar oleh penyelenggara. Memang the power of kepepet itu tak berlaku ketika proses pengajuan Visa dimana-mana.

Oh ya bisa jadi proses Study Visa lebih lama karena Juli – Agustus lagi banyak mahasiswa yang mengajukan visa buat kuliah di Semester Ganjil. Jadi catat ya, buat pengajuan Short Study Visa dikala Summer School siap-siap prosesnya ga bisa kilat pakai Prioritas (walau boleh dicoba, kalaupun lebih dari lima hari toh dibalikin lagi uangnya).

Baca lebih lengkap tentang Short-Term Study Visa UK di situs resmi ini.

Dokumen yang dibutuhkan

Sudah yakin pakai Short-Term Study Visa? Nah, siapkan dokumen pendukung ini :

1. Identitas pribadi, seperti : KTP, KK, Akte Kelahiran, Buku Nikah, Paspor (kalau mau pakai jasa prioritas, copy seluruh halaman Paspornya baik yang isi maupun kosong). KTP dan KK sih ga diterjemahkan, tapi kalau Akte Kelahiran pakai dokumen terjemahan ketika dulu apply Visa MVV ke Belanda.
2. Letter of Acceptance dari penyelenggara short course. Dalam kasus suami saya, mereka juga bisa memberikan surat rekomendasi untuk pengajuan visa.
3. Financial Proof : (a). Reference Letter dari Bank beserta print rekening koran tiga bulan terakhir, (b). Print slip gaji tiga bulan terakhir, (c) Letter of Guarantee dari perusahaan atau dari sponsor lainnya (misalnya yayasan kasih ayah dan ibu), (d) Surat bukti aset (opsional).
4. Surat pengantar dari perusahaan. Ada konfirmasi bahwa statusnya sebagai pekerja di perusahaan dan memberikan rekomendasi dalam rangka pengajuan visa. Banyak contoh di google yah 🙂 tinggal re-write dan edit aja sesuai kebutuhan.
5. Dokumen Akademik, seperti : Ijazah, IELTS/TOEFL, dll.
6. Booking Hotel : Suami sih cuma mencantumkan surat konfirmasi booking hotel selama empat malam dari http://www.agoda.com (yang lalu di cancel), karena di aplikasi kan ada alamat yang harus dicantumkan.

Suami saya tidak melampirkan booking ticket pesawat, dan juga tidak menggunakan asuransi perjalanan (karena asuransi sudah di cover oleh perusahaan).

Pengajuan visa online

Sambil persiapan dokumen bisa nyicil mengisi aplikasi online disini www.visa4uk.fco.gov.uk. Kalau untuk Visit Visa ada dua web yang masih bisa digunakan, yang tadi dan yang baru. (Saya lebih suka pakai web yang baru)

Suami saya menggunakan web yang pertama, sedangkan yang satu lagi lebih baru. Jika melakukan aplikasi di web yang pertama, pastikan Anda mencetak appointment confirmation email yang dikirimkan ke Anda. Kalau pakai web yang kedua, cukup mencetak aplikasi nya saja karena tidak akan dikirimkan appointment confirmation via email lagi.

Tapi kalau baru ingat ketika sudah di VFS Kuningan City lantai 2 (seperti saya)? Bisa minta ikut print di bagian informasi dengan biaya Rp 2.000/lembar dan jasa akses PC Rp 11.000 (iya, ada loh biaya jasa kaya gini).

Extra Tips

1. Coba cek-cek sekali lagi dokumennya bahkan dari rumah juga minta tolong orang lain buat cek kelengkapan dokumen. Sesuai check list semua sudah ada belum, dan sudah di tanda tangan belum, termasuk tersedia semua copy-nya dalam ukuran A4.

2. Urutkan semua copy dokumen sesuai check list.

3. Pisahkan semua dokumen asli yang penting seperti Akte Kelahiran, KK, Ijazah, dll. Bundelan copy-nya akan mereka scan dan dimasukkan ke amplop khusus oleh mereka (sealed and will not be return).

4. “Pada saat pembayaran Visa / IHS, JANGAN menggunakan Paypal, langsung saja menggunakan kartu kredit/debit yang nanti akan diverifikasi melalui sms, karena kalau lewat Paypal akan kena charge lagi.” – Sinta Michiko.

5. Hitung dengan cermat GBP yang mau ditukar. Lebih murah mana bayar cash hotel (berarti pakai rate money changer pas tukar di Indonesia), atau rate bank penerbit debit/credit card. *Kalau pakai Hotels.com bisa Free 1 night setiap bayar akumulasi 10 malam.

Ketika di counter, proses-nya akan berlangsung cepat sekali. Mereka hanya melihat sekilas satu per satu dokumen, tapi tidak akan mengingatkan kalau ada yang kurang atau memberikan saran pengisian dokumen, karena mereka hanya bertugas menerima dokumen. Ehm, kalau pakai Premium Lounge sih petugasnya bisa bantu cek dokumen pendukungnya, memang semua diduitin, ada jasa ada harga dong.

Last but not least, ikhtiar sudah pol, selesai pengajuan lanjut lagi dengan doa yang maksimaaal. Intinya sih minta yang terbaik, apapun hasilnya 🙂 Semoga sukses yah pengajuan Short-Term Study Visa-nya ^o^