Sebagai catatan awal, ini kondisi kami : (1) Berangkat bersama suami yang berstatus student yang belum tinggal di Belanda, (2) Keluarga master degree student (Visa ga diurusin sama Universitas), dan (3) Membawa Anak Adopsi.

Tepat sebulan yang lalu keluarga kecil kami tiba di bandara Schipol, Amsterdam Belanda. Alhamdulillah, perjalanan selama 17 jam berlangsung lancar jaya sukses makmur, hingga tibalah kami di gerbang imigrasi Belanda.

Saat itu antrian lumayan mengular, beberapa pos dibedakan untuk warga UE atau Non UE, dan akhirnya tibalah giliran kami dicek paspor dan visa-nya. Setelah ditanya alamat dan keperluan di Belanda oleh petugas imigrasinya, lalu kami dipersilakan melewati gerbang. Proses ini hanya beberapa menit saja, lega rasanya ketika pemeriksaan berlangsung mulus, malah jadi teringat perjuangan kami mengurus visa keluarga ke kedutaan Belanda yang lumayan menguras hati, tenaga, waktu, dana, dan pikiran.

Kok bisa gitu ya? Padahal sebenarnya informasi urus mengurus visa Belanda udah banyak di internet, apalagi teman-teman suami juga banyak yang studi di Belanda. Tapi jika melihat pengalaman para pelajar Indonesia di Enschede, sepertinya hanya kami, keluarga master degree student yang berangkat langsung sekeluarga. Kebanyakan pelajar tinggal di Belanda selama beberapa bulan dulu kemudian mengurus visa keluarganya untuk menyusul ke Belanda, istilahnya family reunion. Sebagian lagi karena menjadi student PHd, maka visa keluarganya pun diurus oleh Universitas.

Untunglah kami berlabuh di halaman blog Moniq, student di Groningen yang sangat membantu kami untuk mengurus visa keluarga khususnya untuk izin MVV (tinggal sementara). Baca deh blog-nya, Informasinya jelas dan rinci, dank je wel Moniq (^_^). Nah, berhubung kasus kami sedikit lebih rumit, jadi membutuhkan improvisasi sambil meraba-raba pilihan terbaik mana yang sesuai. Bisa jadi ketika Anda ingin mengurus visa juga akan berbeda kasusnya, saran saya ajukanlah jauh-jauh hari karena menurut informasi petugas kedutaanya, pengurusan visa bisa memakan waktu hingga maksimal 7 minggu. Setelah visa keluarpun, Anda masih harus berjuang mencari tiket keluarga agar satu pesawat.

Tahap-tahapnya akan saya rangkum disini, Anda bisa mengurusnya sendiri atau via biro jasa. Jika ingin menggunakan biro jasa, lebih baik pilih biro jasa yang udah terdaftar di kedutaan Belanda, informasinya bisa Anda lihat di papan pengumuman kedutaan Belanda. Kalau Anda diluar kota bisa juga menggunakan biro jasa terpercaya di kota Anda, tapi mungkin harganya akan lebih mahal karena ada ongkos transportasi atau pembagian komisi ke orang yang di kota Anda dan di Jakarta.

Kalau kami? Awalnya mengurus sendiri, karena ada pekerjaan lain yang harus dilakukan di Jakarta, dan juga menggunakan biro jasa lumayan mahal. Untuk satu dokumen saja kena sekitar 1 juta, padahal setidaknya kami punya lima dokumen. Biaya ini mencakup pengurusan dokumen untuk dilegalisir di tiga tempat (Deplu, Kemenkum HAM, Kedutaan Belanda), dimana setiap tempat membebankan biaya legalisir per lembar dokumen. Untuk Deplu dan Kemenkum HAM sih masih murah, tapi di kedutaan setidaknya 26.25 euro (saat itu setara 300an ribu) melayang setiap melegalisir satu dokumen.

(Mencoba) Mengurus Visa Sendiri

Ketika kedatangan pertama kami di Kedutaan Belanda, kami sempat diarahkan petugas ke salah satu biro jasa yang memang stand by disana untuk membantu orang-orang yang ingin bertanya. Anda bisa kok bertanya proses pengajuan juga estimasi biayanya, kalau cocok bisa lanjut tapi kalau masih mau pikir-pikir lagi juga boleh. Kalau kami, karena ingin bertanya proses membawa anak adopsi ke luar negeri, maka perlu berkonsultasi dengan petugas di dalam terkait legalitas dokumen yang dibutuhkan. Jika Anda di luar kota dan ga punya kasus unik, lewati saja langkah ini dan langsung perbekali diri dari informasi di internet. Untuk informasi resminya bisa Anda lihat disini.

Dokumen-dokumen yang harus disiapkan adalah, (1) Paspor, (2) Akta Lahir masing-masing anggota keluarga, (3) Buku Nikah, (4) Dokumen IND yang terisi lengkap, (5) Proof of Financial Means, (6) Pas Foto 3×4, dan tambahan untuk kami (7) Putusan Pengadilan (Pengangkatan Anak). Untuk dokumen no. 5, karena beasiswa suami cukup untuk nutupin biaya bulanan sekeluarga yang disyaratkan oleh kedutaan jadi kami cuma melampirkan surat beasiswanya. Bagusnya memang melampirkan financial statement dari bank yang menerangkan kita punya deposit uang sebesar 1.600 euro x 12 bulan, tapi kan jumlahnya besar banget jadi kami coba peruntungan dengan hanya melampirkan surat beasiswa (yang tertera nominal per bulannya). Awalnya petugasnya kedutaanpun ga sepenuhnya yakin bisa lolos, tapi alhamdulillah akhirnya granted juga (^_^).

Jangan lupa dokumen nomor 2,3, dan 7 harus dilegalisir di tiga kementerian; Deplu, Kemenkum HAM, dan Kedutaan Belanda. Bahkan untuk Buku Nikah, Anda harus melegalisirnya terlebih dahulu di Kementerian Agama. Rincian masing-masing dokumen yang di legalisir akan saya tuliskan di bawah ini.

DOKUMEN LEGALISIR #1: Akte Lahir

Setiap dokumen harus berumur maksimal lima tahun, tentu Akte Lahir anda berumur lebih dari itu dong. Nah, Anda harus memperbaharuinya dengan cara (1) Menerjemahkannya ke penerjemah tersumpah yang terdaftar di Kemenkum HAM (biasanya mereka punya SK Gubernur yang masih valid), atau (2) Meminta kutipan kedua dari Disdukcapil tempat kota kelahiran Anda.

Urusan Akte Lahir ini cukup memusingkan, kami sudah menerjemahkannya tapi khawatir tidak cukup meyakinkan untuk dibawa ke Kedutaan Belanda (padahal pada kenyataannya, suami saya granted visanya berbekal legalisir terjemahan saja). Si kecil karena masih kurang dari lima tahun jadi ga masalah, tapi untuk Akte Lahir saya, akhirnya sekalian dibuatkan kutipan kedua oleh biro jasa dengan tambahan biaya lagi.

Untuk mengurangi biaya, anda bisa mengurusnya sendiri, caranya datang ke Disdukcapil kota kelahiran dan minta dibuatkan kutipan kedua. Petugasnya akan minta surat pengantar dari kampus atau instansi Anda. Nah, karena saya ibu rumah tangga, mau minta surat pengantar dari mana, bisa juga anda tanyakan apakah menerima surat pernyataan pribadi. Atau bisa juga saya minta surat Kutipan Kedua dengan alasan akte lahir dilaminating jadi ga bisa di cap oleh kedutaan.

Tapi sayangnya proses ini bisa memakan waktu hingga 2 minggu, apalagi saya lahir di Bogor tapi tinggal di Bandung, jadi daripada bolak-balik mending saya minta bantuan ke biro jasanya. Ketika sudah selesai, jreng jreng saya malah kaget karena yang mengeluarkan duplikasi Akte Lahir saya adalah Disdukcapil Jakarta. Emang bisa yah? Sampai sekarang itupun masih jadi misteri buat saya.

Jika Anda ingin mengurus Legalisir Akta Lahir sendiri, bisa lihat info lebih lengkap kisah para pejuangnya disini, atau disini. Informasi lengkap dari Disdukcapil disini.

DOKUMEN LEGALISIR #2: Buku Nikah

Buku nikah kami masih berumur kurang dari lima tahun, jadi kami tinggal minta legalisir ke KUA yang mengeluarkannya, kemudian ke Kementerian Agama, lalu ke tiga kementerian berikutnya. Ketika legalisir di KUA, pastikan juga ya SEMUA data benar tidak ada yang salah termasuk ejaan nama dan tulisan tanggal.

Untuk legalisir di KEMENAG, ada dua alamat yang bisa dituju yaitu di jalan Banteng dan di jalan Thamrin. Saran saya, lebih baik ke Thamrin saja, ga pake ngantri beda dengan di jalan Banteng yang katanya pake ngantri. Teknis lengkap legalisir Buku Nikah silakan baca disini, atau disini.

DOKUMEN LEGALISIR #3: Putusan Pengadilan (Bagi yang membawa anak adopsi)

Nah dokumen ini juara bikin bingung, bukan karena dipersulit tapi karena kami ga nemu informasi gimana caranya legalisasi dokumen pengangkatan anak sampai ke kedutaan. Jadilah kami coba urus dengan mengikuti pola proses legalisir seperti dokumen lain. Setelah urus sana dan sini, singkatnya yang sebaiknya dilakukan bisa dibaca dalam tulisan saya yang khusus mengulas legalisir dokumen Putusan Pengadilan tentang Adopsi disini.

Seluruh dokumen tersebut kemudian dilegalisir juga di Kemenkum HAM, Deplu, dan Kedutaan. Cara lengkap legalisir di tiga kementeriaan ini bisa Anda contek kisah para pejuang ini, atau disini.

Sengaja prosesnya tidak saya rinci disini ya, karena link yang akan terhubung ke halaman para pejuang legalisir diatas sudah sangat jelas. Dalam tulisan ini, saya ingin memberikan perbandingan ketika mengurus sendiri dengan mengurus via biro jasa, termasuk bagaimana mengurus dokumen dengan kasus khusus seperti yang saya alami.

(Akhirnya) Mengurus Visa Via Biro Jasa

Ketika di Kemenkum HAM, kami ketemu dengan Bapak X (kalau ingin tahu kontak rinci-nya silahkan email saya). Dia memperkenalkan diri sebagai rekanan dari biro jasa yang terdaftar di Kedutaan Belanda, saat itu ia juga sedang mengurus dokumen dari beberapa client. Sambil ngobrol santai, iseng saya menanyakan tarif mengurus legalisir jika dibantu biro jasanya. Kerena ketemu di Kemekum HAM, tentu kita udah sama-sama tahu dong sebenarnya berapa biaya yang dibutuhkan setiap legalisir, jadi ia pun buka tarif untuk pengurusan pengambilan dokumen dari Kemenkum HAM hingga legalisir Kedutaan.

Wah, kalau ditotal biayanya lumayan miring dibandingkan mengurus via biro jasa ketika bertemu di kedutaan. Setelah dihitung, perbedaan dengan mengurus sendiri (ditambah ongkos bolak balik jakarta bandung tiga kali) mungkin hanya beda maksimal 1 jutaan, tapi kami jadi hemat waktu, tenaga, belum lagi ga usah ninggalin si kecil seharian. Jadilah kami menggunakan jasa si Bapak X ini, dan ternyata pilihan yang tepat karena kami sangat terbantu ketika ada masalah saat pengurusan dokumen Putusan Pengadilan.

Intinya, mengurus sendiri itu sangat mungkin jika Anda berdomisili di Jakarta (atau dekat dengan Jakarta), punya waktu lebih, rajin cari info via internet, berjiwa petualang dan ga malu bertanya. Biayanya pun menjadi jauh lebih murah dibandingkan via Biro Jasa. Tapi kalau Anda berdomisili di luar Jakarta, pakai Biro Jasa memang pilihan yang lebih tepat dan nyaman.

Sebelumnya, pastikan dulu dengan rinci lingkup tugas dan dokumen apa saja yang diurus si Biro Jasa dan berapa besaran tarif setiap dokumennya. Simpan catatan dokumen dan biaya hasil deal dengan Biro Jasa nya ya, kadang karena terlalu banyak yang mesti diurus bisa jadi ada yang terlewat, juga menghindari biaya tambahan yang seharusnya ga perlu.

Mau pakai Biro Jasa tapi harga diskon? Coba lakukan sendiri beberapa tahap mudah misalnya ke Kementerian Agama dan Kemenkum HAM yang bisa Anda lakukan dalam satu hari, supaya biaya jasanya pun dapat dikurangin. Jika ketemu biro jasa di Kementerian, pastikan dia terpercaya ya (terdaftar di kedutaan) karena banyak dokumen penting yang kita percayakan.

Selamat berjuang!